mind-mapping-time-management-307х240Управление временем или тайм-менеджмент   - очень популярная тема среди предпринимателей, руководителей и просто активных людей. Ведь в жизни надо столько всего успеть! 

А чтобы это все успеть,  надо научиться управлять временем, а для этого существует обширный набор инструментов  самоорганизации, про который мы читаем, изучаем на тренингах и которые пытаемся в себя встроить.

Соблазн успеть БОЛЬШЕ очень велик. Наша внешняя среда обитания становится комфортабельнее и динамичнее. Сравните, сколько времени уходило  на организацию поездки лет десять назад и сейчас. Новые способы коммуникаций уже позволяют полноценно  дистанционно учиться, управлять бизнесом, «встречаться» с людьми по деловым и личным вопросам. Все это уплотняет нашу жизнь.  

И управление временем помогает увеличить количество сделанного. Но качеством и полезностью занимается в меньшей мере.

Но как говорится: «Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и ничего более трудного, чем быть результативным».  Личная эффективность  или продуктивность — значительно более широкая компетенция, чем умение расставлять приоритеты, планировать и контролировать свое время.

Так какие же качества помогают стать продуктивным человеком? А как определить, какие из них у нас хорошо развиты, с чем желательно поработать?

Есть простой способ самодиагностики личной эффективности на работе. И что особенно ценно, он  позволяет самому определить приоритетные направления саморазвития.  Если вы будете более продуктивны на работе, это поможет вам создать нормальный баланс работа – жизнь, поднимет ваш авторитет, ну и общий настрой, конечно.

Итак, приступим. Сначала надо заполнить простую анкету, такую как приведенная ниже . 

Вы можете скачать  анкету    ЗДЕСЬ

  1. Ответьте на вопросы этой анкеты, ставя крестики в ячейках, посчитайте количество баллов в каждом разделе (количество баллов за ответ указано сверху) , как указанно. 

анкета личная эффективность       

             2. Теперь перейдем к анализу полученных вами результатов.

Итак, если в итоговой сумме получилось больше 59 баллов – примите мои поздравления! Вы знаете, как использовать свое время для получения максимального результата и используете это умение на благо вашего бизнеса или организации. И это делает вас эффективным руководителей или  ценным  сотрудником. Конечно, всегда есть место для совершенствования.

Если ваша сумма балов находится в диапазоне 37-58 балов, вы на правильном пути в высокой личной эффективности. Однако, вы сможете стать более продуктивным человеком.

Если вы в диапазоне 16-36 балов – вам точно есть над чем работать.

          3.Теперь приглядимся к  отдельным группам вопросов.  Они посвящены  ключевым элементам, определяющим рабочую продуктивность: организованность, отношение, делегирование, способность усваивать информацию, системность.

Анализируя результаты (количество баллов) по каждой группе вопросов отдельно, можно найти свои слабые стороны и сфокусироваться, уделяя больше времени и внимания именно этим сторонам своего  поведения. Такая стратегия позволит  улучшить продуктивность и быстро получить лучший результат.

Итак:

Организованность – первый блок вопросов и первый шаг в любом плане улучшения личной эффективности. Это понятие включает в себя как «физическую» организованность, так и само-осознанность.

Физическая организованность – это порядок и упорядочение окружающего пространства. Беспорядок на рабочем месте, неотсортированная почта и документы, хранящиеся без системы, не только отнимает время на поиски, но и отвлекает, мешает сосредоточиться.  Также, постоянные поиски чего-то дают ощущение утраты контроля над своей деятельностью и увеличивают стресс.

Есть,  множество инструментов и техник, которые помогут организовать рабочее пространство. Полезная информация об этом есть в свободном доступе в интернете.

Само-осознанность – осознание себя и того, что и зачем ты делаешь каждую минуту своего рабочего времени. И этот навык отслеживания себя  — важнейший для эффективной работы. Навык вырабатывается очень легко, требует только желание и твердость характера. Способ древний, это ведение рабочего дневника. Берется тетрадка, на каждый день делается табличка с 5 столбиками: время, что делал, как чувствовал, продолжительность, ценность ( Н-низкая, С-средняя, В-высокая 0- нет). Достаточно вести дневник в течении 5-10 рабочих дней и будет видна отчетливая  картина того, как тратится рабочее время, когда наступает и заканчивается время максимальной творческой продуктивности, а где время теряется, ускользает. Тогда можно лучше планировать работу, делать важнейшие задачи  в пиковые периоды  и оставлять просмотр почты и механическую работу на периоды энергетических спадов.

Отношение – второй блок вопросов и второе направление улучшения продуктивности. Производительность тесно связана с вашим отношением и подходом к выполняемой работе. Понимание того, каким способом  себя замотивировать на выполнение определенной работы, а затем создать  наилучшую рабочую атмосферу – позволяет  войти в состояние «потока».  Это дает возможность  максимально сфокусироваться на выполнении задачи, войти в повышенное энергетическое  и интеллектуальное состояние и, в итоге, достичь удивительных результатов. Про состояние потока, и каким образом его достигать, также много написано и выложено в сеть. Есть даже специальные упражнения, очень эффективные.

Делегирование – третий блок вопросов.  Чтобы стать действительно эффективным в выполнении рабочих задач, нужно научиться полагаться на помощь коллег. Именно поэтому в успешных компаниях такое внимание оделяется обучению навыку работы в команде. Командная работа всегда более эффективна,  чем раздельные усилия сотрудников.

Для того, чтобы иметь возможность использовать силу командной работы, нужно уметь правильно делегировать. Делегировать – это не значит, что вы поручаете кому-то  сделать свою работу. Грамотное делегирование означает вашу уверенность в том, что «правильный» человек может выполнить задачу, независимо от того, кто, в конечном счете, ответственен за ее выполнение. Умение делегировать – ценная управленческая компетенция, которой надо серьезно и осознанно учиться.

Навык работы с информацией – четвертый блок. Продуктивность возрастает, если научиться быстро распознавать нужную информацию в сплошном информационном потоке и быстро ее использовать. Почта, информационные письма, регламенты, коммерческие предложения, профессиональные СМИ и литература, отчеты, памятные записки  — это, и многое другое сопровождает каждый  ваш рабочий день. Если  все это читать внимательно, то и всего дня не хватит. Но и совсем не обращать внимания на информационный поток тоже не возможно. Поэтому надо разработать собственную систему управления потоками информации.  Сначала следует конкретно и письменно определить:

  • С какой информацией вам надо знакомиться обязательно? Через какие каналы, и в какой форме она поступает? Это могут быть еженедельные отчеты, информационные циркуляры и так далее. Как и когда  вы используете эту информацию? Может ли эта информация улучшить вашу эффективность? Теперь определите,  как и когда вы будете изучать эти документы, уровень внимания при их чтении, каким образом и в каком виде  вы будете сохранять эту информацию: выписки, специальные папки, резюме.…  Прикиньте, какое количество времени в течение рабочих часов в неделю занимает работа с этими документами и «забронируйте» его.
  • Какая конкретно информация может быть полезна для вашего проф. развития, а значит и продуктивности. Какое количество рабочего времени вы готовы выделить на проф. развитие? Какие источники подобной информации содержат ее максимально сконцентрировано? Сделайте их вашим первым выбором. Если осталось время, используйте приемы активного чтения для остальных.
  • Организуйте автоматическую сортировку электронной почты по заданным вами фильтрам. Выделите время наименьшей творческой активности для работы с почтой. Практически любое письмо может подождать несколько часов, если нет, то это исключение, подтверждающее правило.

Есть еще множество способов снизить информационную нагрузку без ущерба для рабочего процесса. На эту тему также можно найти информацию в сети или пройти обучение.

Системность — пятый и завершающий блок вопросов. Если все предыдущие направления повышения эффективности у вас достаточно проработаны, пришло последовательного и постоянного  улучшения  самой «производственной» системы.  Образцом для такой работы может служить концепция Бережливое Производство. Познакомьтесь с принципами Кайдзен, Канбан и посмотрите, каким образом эти принципы можно применить на вашем рабочем месте. Секрет успеха в последовательном  и постоянном следовании по дороге к идеалу.

Если резюмировать вышесказанное, то,  чтобы стать  более продуктивным в своей работе, надо: повышать  организованность, «вырастить» в себе правильное отношение к рабочим задачам, стать хозяином информационных потоков, научиться работать в команде и постоянно и активно искать способы повышения не только собственной эффективности, но и эффективности рабочей деятельности всей своей команды. Ну и  управление временем. Как же без этого.

 Все просто? Нет,  конечно, иначе весь мир демонстрировал потрясающую продуктивность. С другой стороны, личная эффективность — одно из немногих областей в нашей жизни, которые мы можем контролировать полностью. Здесь все зависит только от нас.

Полезно время от времени напоминать себе это. 

 Вам понравилась статья? И вы еще не подписались на мою рассылку?

Для того, чтобы получать оповещение о свежих статьях, информацию, которая распространяется только среди подписчиков, приглашения на вебинары и  обучающие программы, подпишитесь в форме ниже и получите в качестве бонуса электронную книгу.

«10 опаснейших ошибок, которые совершают владельцы магазинов«

Ваше имя*
Ваш e-mail*

email рассылки Конфиденциально

email рассылки


Вам понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Google Plus
 09.07.2016  Опубликовано Ольга в 02:18 Я - владелец бизнеса  К комментариям